Deprecated: Function ereg_replace() is deprecated in /home/h382593/sovazs.com/docs/showarticle.phtml on line 44
№03(36) 2005
СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

Организация системы управленческого контроля в сетях АЗС

С приходом в Россию в 1991 г. компании AgipPetroli, построившей первый автозаправочный комплекс мирового уровня, топливная розница страны вышла на новый этап развития. Между игроками рынка установилась жесткая конкуренция как в качестве оказываемых покупателям услуг, так и в эффективности управления бизнесом. В данных условиях деятельность топливных компаний направлена, по сути, на достижение превосходства над конкурентами. Соответственно, управленческий контроль ориентирован, главным образом, на обеспечение основных экономических показателей эффективности компании: устойчивого положения организации на рынке, признания организации субъектами рынка и общественностью (поддержка бренда), своевременную адаптацию системы управления к изменениям рыночной конъюнктуры.

В условиях интенсивного роста рынка, в условиях нестабильности внешней среды, характерной для нынешней экономики России, эффективное управление компанией предполагает значительно больший объем плановой и контрольной работы, нежели на сформировавшихся западных рынках. Внутренний контроль в российских компаниях становится основой всех уровней управления. Эффективный управленческий контроль при прочих равных условиях является, в широком смысле, гарантией превосходства одного участника рынка над другими.

Цель контроля — достижение информационной прозрачности компании для принятия эффективных решений. Обеспечить же информационную прозрачность без использования современных систем управления невозможно. Специально для предприятий, занимающихся розничной реализацией нефтепродуктов и сопутствующих товаров, компания IBS разработала и успешно внедрила на сотнях АЗК отраслевое решение IBS GAS (Gasoline Аutomatic System).

Ключевой особенностью IBS GAS является ее универсальность: система позволяет автоматизировать контроль как движения нефтепродуктов, так и товаров пристанционного мини-маркета и кафе, а также услуг автосервиса или мойки. Решение IBS GAS охватывает все контуры автоматизации АЗС — от управления ТРК до заказа топлива на нефтебазах и товаров в распределительных центрах. В настоящей статье рассматриваются лишь некоторые технические возможности решения IBS GAS, обеспечивающие топливной компании устойчивое положение на рынке.

Для достижения этого самого устойчивого положения на рынке руководство компании должно постоянно получать объективные и актуальные сведения о ключевых показателях ее деятельности. Повышенного внимания со стороны менеджмента компании требуют показатели следующих бизнес-процессов АЗК:
- отпуска топлива и товаров потребителям,
- движения товаров и восполнения запасов,
- планирования и прогнозирования.

Они и являются объектами постоянного контроля.

Отпуск топлива и товаров потребителям
Решение IBS GAS позволяет управлять практически всеми видами ТРК. При этом с одной контрольно-кассовой машины осуществляется реализация как топлива (с управлением ТРК), так и товаров и услуг; она регистрируется в одном чеке и в одной базе.

IBS GAS делает возможным прием платежей по пластиковым банковским картам любого типа, в т. ч. управление «электронным кошельком». Это позволяет объединить различные способы оплаты на одном рабочем месте и осуществлять в системе полный контроль оплаты товаров.

Жесткая связка в системе IBS GAS данных о приходе нефтепродуктов с измерителей уровня топлива, кассовых терминалов и счетчиков ТРК обеспечивает максимальный контроль за действиями персонала, значительно снижая потери топлива из-за злоупотреблений персонала, а также технологические потери.

Система IBS GAS поддерживает особенности сменного режима работы АЗК с формированием контрольных документов сверок нефтепродуктов в резервуарах:
- в течение смены (учет топлива в резервуарах ведется благодаря поступлению сведений с подключенных к системе IBS GAS уровнемеров),
- при сдаче смены,
- а также печатью единого сменного отчета по движению нефтепродуктов, товаров и реализации услуг.

Движение товаров и восполнение запасов
Все операции товародвижения в системе документируются и имеют несколько уровней контроля, что позволяет:
- во-первых, получать интегрированные данные для сквозного контроля в товарных и финансовых разрезах;
- во-вторых, разнести функции ввода операции (например, ввод данных по приходной накладной) и утверждения (закрытие и учет в системе) между операторами и менеджерами среднего звена управления в соответствии с их полномочиями, что позволяет избежать ошибок и злоупотреблений.

В решении IBS GAS реализована мощная автоматизированная система заказов топлива и товаров. При расчете заказов учитываются многие параметры:
- темп продаж,
- текущие и прогнозируемые остатки,
- минимально допустимые остатки,
- минимальный размер партии поставщика и проч.

Автоматизация заказов минимизирует возможность ошибки и повышает качество планирования поставок, благодаря чему сокращаются сверхнормативные запасы, а с ними — и затраты на хранение товара. Иными словами, экономятся дефицитные оборотные средства компании.

В системе реализован учет условий получения топлива и товаров от поставщиков. Соответственно, ведется учет и актуализация взаимных финансовых и товарных обязательств между компанией и поставщиками.

Планирование
Одним из элементов обеспечения устойчивого положения компании на рынке является эффективное прогнозирование и планирование товарных и финансовых потоков. В розничных сетевых компаниях основной контроль материальных и финансовых потоков сосредоточен в руках менеджмента центральных офисов, что обеспечивает централизованную управляемость предприятия.

Для обеспечения оперативности управления менеджеры головного офиса должны располагать полной и актуальной информацией со всей сети. С целью решения этой задачи в IBS GAS реализован специальный механизм обмена данными между АЗК и головным офисом, не зависящим от каналов связи, — система передачи новостей. С ее помощью:
- синхронизируются справочники объектов системы и головного офиса;
- передаются данные о продажах, остатках и ценах на товары и другая необходимая информация.

При этом менеджеры всех уровней получают доступ к информации, нужной для анализа ситуации и принятия обоснованных решений в пределах их компетенции.

Оперативная информация об условиях сделок дает возможность сравнивать объемы закупок с планируемым объемом реализации и планировать оптимальное размещение топлива и товаров на складах и АЗК.

Кроме оперативности получения актуальных сведений, для качественного планирования необходимы:
- оперативность обработки больших массивов данных;
- учет специфических факторов, влияющих на продажи: географического расположения АЗС, сезона, погоды, цен конкурентов и т. д.

Для учета любых внешних факторов в IBS GAS предусмотрен специальный модуль — IBS Retail Analytics, который собирает и быстро обрабатывает эти факторы из IBS GAS и прочих систем компании, а также из отдельных таблиц. Модуль, построенный по OLAP-технологии, позволяет менеджерам системы анализировать и прогнозировать деятельность своих подразделений и направлений с учетом всех необходимых данных и параметров. Технология модуля дает возможность менеджерам самостоятельно выбирать параметры анализа и строить собственные графические и табличные отчеты.

В решении IBS GAS реализовано множество других технологий для создания эффективной системы управленческого контроля. Среди них:
- контроль счетчиков ТРК,
- инвентаризация non-stop,
- различные способы реализации отпуска топлива,
- централизованное управление ценами и программами лояльности,
- интегрированное решение с финансовой системой на платформе 1С.

Их описание требует не одной журнальной статьи.

Шурыгин Михаил,
менеджер по маркетингу IBS R&C
На главную страницу | Вывести на печать | Закрыть окно
© «Современная АЗС» 2002-2021. Все права на материалы, опубликованные на сайте, защищены в соответствии с законом об авторском праве. В случае использования текстовых и фотоматериалов ссылка на «Современную АЗС» обязательна! В случае полной или частичной перепечатки текстовых материалов в Интернете ссылка на «Современную АЗС» обязательна! Адрес электронной почты редакции: pr@sovazs.com